Comment réduire la pollution de sa boîte mail ?
Cette pollution va de la création d’appareils numériques tels que l’ordinateur, les smartphones, les tablettes, jusqu’à la fin de leur durée de vie, en passant là l’utilisation qu’on en fait. En effet, le secteur numérique contribue à plus de 4% des émissions de gaz à effet de serre. Ce chiffre pourrait doubler d’ici 2025, notamment en raison de la croissance du télétravail. Dans ce contexte, la pollution mail est devenue un enjeu majeur pour limiter les dommages écologiques. Bien que l’envoi de courriels soit devenu une habitude quotidienne, il est essentiel de prendre conscience de son impact néfaste sur l’environnement. Si vous souhaitez vous faire accompagner, n’hésitez pas à contacter notre agence d’éco conception web de Bordeaux.
L’ADEME nous fournit deux chiffres significatifs. Selon leurs données :
- L’envoi de 33 courriels d’1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère chaque année des émissions équivalentes à 180 kg de CO2, ce qui équivaut à parcourir plus de 1 000 km en voiture.
- Un courriel avec une pièce jointe de 1 Mo consomme 7,5 g d’équivalent de fer, soit le poids d’une pièce de 1 €.
Mais qu’est-ce qu’un e-mail représente réellement en termes de pollution numérique ? Avec une pièce jointe, un simple message produit près de 20g de CO2.
Maintenant, il faut imaginer que plus de 34 millions d’e-mails sont envoyés chaque heure aux quatre coins du monde. Rendez-vous compte des dégâts écologiques engendrés.
Au niveau de votre entreprise ou de votre collectivité, les chiffres sont tout aussi impressionnants. En moyenne, un employé de bureau reçoit 121 e-mails par jour. Et une entreprise de 100 personnes génère, grâce à ses e-mails, une empreinte carbone équivalente à 14 allers-retours Paris/New York par an.
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Nous abordons les questions en termes de consommation d’énergie, d’émissions de carbone et de consommation d’eau.
Pourquoi les mails polluent-ils ?
Même pour un simple échange avec un collègue dans le bureau voisin, votre courrier électronique doit passer par le serveur de votre boîte mail, qui se trouve lui-même dans un centre de données. À travers le monde, il existe environ 4 500 centres de données, dont 1 800 aux États-Unis, abritant notamment les infrastructures de Google, Microsoft ou Amazon.
Ces centres de données sont extrêmement énergivores, en particulier en raison de la nécessité de les maintenir constamment refroidis. Sans mentionner ici les problématiques de sécurité des données et de souveraineté numérique, qui sont également des sujets essentiels à prendre en compte.
Une fois que l’e-mail est envoyé et reçu, vient ensuite la phase de stockage, qui, elle aussi, contribue à la production de CO2. En effet, conserver ces courriers électroniques nécessite l’utilisation d’un ou plusieurs centres de données. En moyenne, chaque personne en France garde entre 10 000 et 50 000 e-mails non lus dans sa boîte de réception ! Nous avons tendance à peu trier et supprimer les e-mails que nous recevons. Malheureusement, c’est la planète qui en paie le prix fort.
Les sources de la pollution mail
Les e-mails peuvent être considérés comme une source de pollution pour plusieurs raisons :
- Surcharge de la boîte de réception : La réception d’un grand nombre d’e-mails non sollicités, tels que des spams, des newsletters indésirables ou des publicités, entraîne une surcharge de la boîte de réception. Cela peut rendre difficile la gestion et la recherche des e-mails importants, entraînant une perte de temps et de productivité.
- Consommation d’énergie : Les serveurs de messagerie et les infrastructures associées nécessaires pour stocker et acheminer les e-mails consomment de l’énergie. Les e-mails indésirables augmentent la charge de travail des serveurs, entraînant une consommation d’énergie supplémentaire, ce qui contribue à la pollution environnementale.
- Émissions de gaz à effet de serre : La gestion et le stockage des e-mails sur des serveurs nécessitent des centres de données, qui consomment une grande quantité d’électricité. La production d’électricité génère souvent des émissions de gaz à effet de serre, contribuant ainsi au changement climatique.
- Utilisation des ressources naturelles : La fabrication des appareils électroniques utilisés pour accéder aux e-mails, tels que les ordinateurs, les smartphones et les serveurs, nécessite des ressources naturelles, notamment des métaux rares et des minéraux. L’extraction et la production de ces ressources peuvent avoir un impact environnemental négatif.
- Déchets électroniques : Les e-mails indésirables et les appareils électroniques obsolètes liés à la gestion des e-mails contribuent à la génération de déchets électroniques. Ces déchets peuvent contenir des substances toxiques qui polluent l’environnement lorsqu’ils ne sont pas correctement éliminés ou recyclés.
Comment diminuer sa pollution mail ?
Voici six conseils pratiques pour vous aider à réduire la pollution mail et à améliorer votre productivité.
1 - Limiter la taille des e-mails envoyés
Il est important pour réduire la consommation de bande passante, améliorer la vitesse d’envoi et de réception des e-mails, ainsi que pour éviter les problèmes de saturation. Voici quelques conseils pour limiter la taille de vos e-mails :
- Comprimez les fichiers attachés : Si vous devez envoyer des fichiers volumineux en pièces jointes, utilisez des logiciels de compression de fichiers tels que WinZip pour réduire leur taille. Les formats de fichiers compressés peuvent considérablement réduire la taille des fichiers sans compromettre leur qualité.
- Utilisez des services de stockage en ligne : Plutôt que d’attacher de gros fichiers directement à vos e-mails, utilisez Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Vous pouvez simplement partager un lien vers le fichier stocké en ligne, ce qui réduit la taille de l’e-mail. Cela permet également aux destinataires de télécharger les fichiers uniquement s’ils en ont besoin, plutôt que de les envoyer systématiquement en pièce jointe.
- Réduisez la taille des images : Avant d’envoyer une image, redimensionnez-la et compressez-la pour réduire sa résolution et sa taille de fichier. Il existe de nombreux outils en ligne gratuits qui permettent de le faire facilement.
- Évitez le format HTML riche : Les e-mails au format HTML riche ont tendance à être plus volumineux en raison de la présence de codes et de graphiques intégrés. Optez pour un format de texte brut ou utilisez une mise en forme minimale pour réduire la taille de l’e-mail.
- Supprimez les pièces jointes non nécessaires : Si une pièce jointe n’est pas essentielle, supprimez-la pour réduire la taille de l’e-mail.
- Utilisez des services d’envoi de gros fichiers : Envisagez d’utiliser des services spécialisés dans l’envoi de gros fichiers tels que WeTransfer, SendSpace ou Filemail. Ces services vous permettent d’envoyer des fichiers volumineux sans encombrer les boîtes de réception.
2 - Désabonnez-vous des newsletters non essentielles
L’une des principales sources de pollution mail est la multitude de newsletters auxquelles nous sommes souvent inscrits sans même nous en rendre compte. Prenez le temps de vous désabonner de ces newsletters non essentielles et gardez uniquement celles qui vous fournissent une réelle valeur ajoutée. En vous désabonnant des newsletters et des e-mails publicitaires, vous pouvez non seulement éviter l’encombrement inutile de votre boîte de réception, mais également réduire la génération de CO2 liée à leur envoi et à leur stockage, sachant que vous ne les lirez jamais.
3 - Utilisez des filtres anti-spam
Les filtres anti-spam sont des mécanismes ou des logiciels conçus pour identifier et bloquer les e-mails indésirables, communément appelés “spams”. Ce sont des messages non sollicités et souvent de nature publicitaire, envoyés en masse à un grand nombre de destinataires. Les filtres anti-spam analysent le contenu des e-mails et appliquent des règles prédéfinies pour déterminer leur légitimité.
Ces filtres utilisent différentes techniques pour évaluer la probabilité qu’un e-mail soit un spam. Ils examinent des éléments tels que l’expéditeur, le contenu du message, les liens inclus, les pièces jointes, les caractéristiques du serveur d’envoi, les listes noires connues, et bien d’autres encore. En fonction des résultats de l’analyse, les filtres peuvent marquer les e-mails comme spams, les déplacer vers un dossier de courrier indésirable ou les bloquer complètement.
Les filtres anti-spam sont devenus indispensables pour réduire le flot d’e-mails indésirables et protéger les utilisateurs contre les tentatives de phishing, de fraudes ou d’autres formes de cyberattaques. Ils contribuent à maintenir la boîte de réception propre et à améliorer l’efficacité de la gestion des e-mails en minimisant les distractions liées aux spams.
Les différents types de filtres anti-spam
Il existe différents types de filtres anti-spam utilisés pour détecter et bloquer les e-mails indésirables :
- Filtres basés sur les règles : Ces filtres utilisent des règles prédéfinies pour évaluer le contenu des e-mails et déterminer s’ils sont considérés comme des spams. Les règles peuvent être basées sur des mots-clés, des expressions, des modèles de courriels indésirables, des adresses IP suspectes, etc. Ces filtres sont efficaces pour bloquer des types spécifiques de spams, mais peuvent être moins précis pour détecter de nouveaux schémas de spam.
- Filtres basés sur la réputation : Ces filtres évaluent la réputation de l’expéditeur en utilisant des listes noires et des listes blanches d’adresses IP connues pour être associées à des activités de spam ou à des expéditeurs légitimes respectueux des règles. Les filtres basés sur la réputation sont utiles pour bloquer les e-mails provenant de sources peu fiables ou suspectes.
- Filtres basés sur l’apprentissage automatique : Ils utilisent des algorithmes d’apprentissage automatique pour analyser et classer les e-mails en fonction de caractéristiques comme le contenu, les en-têtes, les modèles de comportement… Au fil du temps, ils apprennent à distinguer les spams en se basant sur les exemples fournis par les utilisateurs. Ces filtres sont adaptatifs et s’améliorent au fur et à mesure.
- Filtres bayésiens : Ils utilisent la théorie des probabilités pour évaluer la similarité entre les caractéristiques des e-mails et les modèles de spams connus. Ils attribuent des scores aux e-mails en fonction de la probabilité qu’ils soient des spams. Ils sont efficaces pour filtrer les spams, mais nécessitent une période d’apprentissage initiale pour s’adapter aux préférences de l’utilisateur.
Souvent, il faut une combinaison des filtres pour améliorer la précision de la détection des spams. De plus, il est recommandé d’activer les filtres anti-spam et de les ajuster en fonction de vos préférences.
4 - Limitez les échanges d'e-mails inutiles
Réfléchissez avant d’envoyer un e-mail et demandez-vous si une autre méthode de communication ne serait pas plus efficace. Les échanges d’e-mails sans fin peuvent être non seulement polluants, mais aussi chronophages. Utilisez des outils de messagerie instantanée, organisez des appels téléphoniques ou des réunions en personne lorsque cela est plus approprié. Ce point peut sembler trivial, mais chaque envoi et réception d’e-mail nécessite l’activité d’un centre de données. Pour cela, essayez de regrouper toutes les informations nécessaires dans un seul mail et évitez les e-mails inutiles tels que “bien reçu” ou “Merci”. Cette approche permet de minimiser la pollution générée par les e-mails tout en optimisant leur utilité et leur impact environnemental.
5 - Limitez le nombre de destinataires
Plus un e-mail a de destinataires, plus il génère de pollution. En effet, il est stocké non seulement dans le centre de données de l’expéditeur, mais également dans ceux de chaque destinataire (souvent plusieurs fois pour des raisons de sécurité). C’est pourquoi il est recommandé de limiter le nombre de destinataires aux personnes réellement concernées.
La prise de conscience de ce point aura également un impact significatif sur votre empreinte carbone. Bien sûr, il est parfois nécessaire de diffuser une information à un large public, mais lorsque cela est possible, évitez de répondre à tous et sélectionnez uniquement les destinataires réellement concernés. En adoptant cette pratique, vous contribuez à réduire la pollution générée par les e-mails en limitant le nombre de destinataires et en évitant une communication excessive et superflue.
6 - Nettoyez régulièrement votre boîte mail
Pour maintenir le contrôle sur votre boîte de réception, prenez l’habitude de faire régulièrement du tri. Pour cela, supprimez les e-mails qui ne vous sont plus utiles et ceux que vous n’avez pas ouverts. En réalité, c’est le stockage des e-mails qui génère de la pollution. Prenez donc le temps de supprimer les e-mails sans importance que vous ne lirez jamais.
Saviez-vous qu’en supprimant 500 e-mails, vous contribuez à sauver un arbre ? C’est une motivation louable, n’est-ce pas ? En adoptant cette pratique, vous réduisez l’encombrement de votre boîte de réception tout en contribuant à la préservation de l’environnement.
Comme il peut parfois être difficile de trouver la motivation nécessaire pour cette tâche fastidieuse, vous pouvez participer au Cyber World CleanUp Day. C’une journée mondiale dédiée à la réduction de l’empreinte numérique de chacun. En s’engageant collectivement, nous pouvons rendre cette activité plus stimulante et bénéfique pour l’environnement.
7 - Utilisez des outils de gestion de projet et de collaboration
Si vous travaillez en équipe, utilisez des outils de gestion de projet et de collaboration qui intègrent des fonctionnalités de messagerie interne. Cela vous permettra de réduire la pollution de votre boîte mail en centralisant les communications liées aux projets et en évitant les échanges d’e-mails dispersés.
Avec les différentes fonctionnalités qu’elle propose, vous pourrez réduire de manière significative le nombre de vos e-mails. La messagerie instantanée, la coédition de documents et la visioconférence vous permettront de diviser au moins par deux le nombre d’e-mails que vous recevez et envoyez. Au lieu de distribuer, dupliquer et stocker l’information (e-mails, pièces jointes) autant de fois qu’il y a de destinataires, une plateforme collaborative stocke l’information une seule fois et permet à l’auteur de donner accès aux destinataires.
Choisir une plateforme collaborative écoresponsable
Il est important de choisir une plateforme qui s’engage dans une véritable démarche d’éco-conception, en particulier en ce qui concerne les notifications, afin que vos efforts éco-responsables ne soient pas réduits à néant.
Il existe de nombreux outils de gestion de projet et de collaboration responsables qui peuvent aider les équipes à travailler efficacement tout en réduisant leur empreinte écologique. Voici quelques exemples d’outils populaires :
- Trello : C’est un outil de gestion de projet basé sur des tableaux. Il permet aux équipes de visualiser, organiser et suivre leurs tâches. Il favorise la collaboration et la transparence en permettant aux membres de l’équipe de partager des informations, d’attribuer des responsabilités et de suivre l’avancement des projets.
- Asana : C’est une plateforme de gestion de projet. Elle permet aux équipes de planifier, organiser et suivre leurs tâches et leurs projets. Elle facilite la collaboration en permettant aux membres de l’équipe de partager des informations, de définir des échéances, d’assigner des tâches et de suivre les progrès réalisés.
- Slack : C’est une plateforme de communication d’équipe qui facilite les échanges rapides et efficaces. Les équipes peuvent créer des canaux de discussion, partager des fichiers et organiser des appels audio et vidéo. Cela permet une communication fluide et réduit le besoin d’envoyer de nombreux e-mails.
